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Le dichiarazioni sostitutive di certificazione hanno la funzione di fornire la prova di determinati stati o situazioni che avrebbero la prova in certificazioni.
Sono tipiche cioè ad esse può farsi ricorso solo quando siano espressamente previste dalla norma. Tali situazioni definite "stati, qualità personali e fatti" sono:

  • data e luogo di nascita
  • residenza
  • cittadinanza
  • godimento dei diritti civili e politici
  • stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero
  • stato di famiglia
  • esistenza in vita
  • nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o dicendente
  • iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni
  • appartenenza a ordini professionali
  • titolo di studio, esami sostenuti
  • qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica
  • situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
  • assolvimento di specifici obbighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto
  • possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria
  • stato di disoccupazione
  • qualità di pensionato e categoria di pensione
  • qualità di studente
  • qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
  • iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
  • tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio
  • di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguaradno l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa
  • di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
  • di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231
  • qualità di vivenza a carico
  • tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile
  • di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domande di concordato

La dichiarazione sostitutiva di certificazione non presenta particolari vincoli di forma e procedimento, per cui potrebbe anche essere scritta su un qualsiasi foglio di carta e sottoscritta dal dichiarante.

Le disposizioni relative alle dichiarazioni sostitutive di certificazione si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione Europea, alle persone giuridich, alle società di persone, alle P.A. e agli enti, associazioni e comitati aventi la sede legale in Italia o in uno dei Paesei dell'U.E.. La possibilità di persone cittadine di stati terzi dell'utilizzo delle dichiarazioni sostitutive di certificazione è ammessa limitatamente agli stati, qualità personali e fatti che siano certificabili od attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.